「電子取引」とは、取引情報の受け渡しを電磁的方式により行う取引をいいます。具体的には、インターネット等による取引、EDI取引、電子メールにより取引情報を受け渡す取引(添付ファイルによる場合を含みます。)、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を受け渡す取引等がすべて対象となります。
令和3年度税制改正では「電子取引」データは、一定の要件に従って保存しなければならないこととされました。保存要件を満たさず保存している場合や、書面に出力して保存している場合には、保存すべき電子データの保存はなかったものとみなされてしまいますので注意が必要です。
1.「電子取引」とは
電子取引とは、取引情報の受け渡しを電磁的方式により行う取引を言います。
国税庁によれば、次のような取引が「電子取引」に該当するとされています。
(1) 電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領
(2) インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)またはホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
(3) 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
(4) クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
(5) 特定の取引に係るEDIシステムを利用
(6) ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
(7) 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
2.注意すべき点
(1)1の(1)についてはメールをそのまま保存しているだけでは保存の要件を満たしているとは言えません。
(2)1の(6)は複合機のFAX機能で注文書等を受け付け、印刷せずにイメージデータなどとして保存しているような場合が該当します。
(3)Amazonなど大手ショッピングサイトを通じての材料、事務用品、消耗品の購入などの取引についても「電子取引」に該当します。
こうした取引については、インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル)またはホームページ上に表示された請求書や領収書等のスクリーンショットを電子データとして保存する必要があります。
社長や従業員の個人のメールアドレスを利用している場合も含みますので、各人からデータを提出してもらう仕組みを決めておく必要があるでしょう。
