自社における商流に合わせて、自社が受け取る場合と発行する場合に分けて確認するとスムーズにいくと思われます。
1.「電子取引」データの抽出
得意先、仕入先、経費精算先等の取引先間で受け渡しが存在している「電子取引」データをすべて把握することが大切です。
社内にどれだけの「電子取引」があるのか、その対象書類や「電子取引」の所在について漏れのないように把握しましょう。
その際、「電子取引」データについて
(1)誰から
(2)誰へ
(3)どのような書類
をやり取りしているのか
そしてそれらを
(1)自社受取
(2)自社発行
に分けて整理するといいでしょう。
2.「電子取引」を確認する際の留意点
(1)自社受取の場合
次のような取引が「電子取引」に該当すると考えられますので留意が必要です。
①Amazonなど大手ショッピングサイトを通じての材料、事務用品、消耗品の購入などの取引で、ホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル)またはホームページ上に表示された請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
②電子メールにより請求書や領収書等のデータを受領
③電子メールで請求書等を添付する人なく、電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
④従業員の立替経費、出張経費等の精算を、クレジットカードの利用明細データ・交通系ICカードによる支払データ・スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
⑤特定の取引に係るEDIシステムを利用
⑥ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
⑦請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
(2)自社発行の場合
代表的な例として、電子メールにより請求書や領収書等のデータを送付している場合があります。
また、次のような取引が「電子取引」に該当すると考えられますので留意が必要です。
①いわゆる販売管理システムを用いて請求書や領収書等を作成し、紙に出力することなく電子メールでPDFファイルとして添付
②ExcelやWordなどで作成した請求書や領収書等を紙に出力し押印し、PDFファイル等に変換の上、電子メールの添付ファイルとして送信
通常の取扱が、請求書や領収書等を電子メールに添付しているといった場合は、相当なファイル数になる可能性があります。
